Il Payment Collection Manager per Hotel è l’ultima innovazione che ErmesHotels ha sviluppato per rendere sempre più efficiente l’intero processo di prenotazione degli ospiti per gli hotel che utilizzano il booking engine e channel manager.
L’introduzione della nuova normativa europea PSD2 dal settembre 2019 è ormai stata recepita dalla maggior parte delle strutture ricettive italiane, con l’introduzione dei nuovi gateway di pagamento a tutela sia del viaggiatore che dell’hotel per il buon esito delle transazioni virtuali per i pagamenti delle prenotazioni ricevute online e offline, mettendo al sicuro entrambe le parti dalle frodi e liberando il personale degli hotel da ore e ore di lavoro manuale per verificare e pre-autorizzare le carte di credito dei clienti prima del loro arrivo.
Si è aperta una nuova epoca in fatto di pagamenti e tutti gli hotel che hanno già attivato un gateway di pagamento direttamente integrato nel booking engine, hanno sicuramente riscontrato una serie di benefici rispetto al passato che obbligava a procedimenti empirici e time-spending, nonché alla gestione di riconciliazioni e contestazioni da parte dei clienti.
Per questa ragione ErmesHotels ha puntato a sfruttare al massimo le nuove tecnologie per fornire nuove opportunità alle strategie distributive degli hotel. In particolare, ad oggi, booking engine e channel manager integrati con i gateway di pagamento permettono alcune automazioni di incasso davvero straordinarie a vantaggio della vendita online, tra cui:
- Possibilità di interfacciare il proprio gateway di pagamento con il Booking Engine e/o CRO*;
- Possibilità di vendere online più tipologie di tariffe, con condizioni di pagamento e cancellation policy differenti fra loro che il gateway di pagamento sarà in grado di gestire in maniera automatizzata in base a quanto prenotato dall’ospite (es. tariffe prepagate, pagamenti a tranche con acconti e saldi in momenti diversi prima, durante e dopo il soggiorno;
- Implementare per il cliente le opzioni di pagamento delle prenotazioni online, non solo tramite carte di credito, ma anche con strumenti classici come bonifici bancari e altre opzioni innovative;
- Gestione dei pagamenti su tariffe pre-paid e not-refundable con richiesta automatizzata della SCA (al gateway di pagamento;
- Gestione di ogni tipo di prenotazione (online, telefonica, via e-mail, tramite CRO) con invio manuale del link Pay by link nella data scelta dall’hotel oppure invio automatizzato del link Pay by Link un numero di giorni prima dell’arrivo impostato a monte dall’hotel;
- Possibile di suddivisione delle modalità di incasso in base alle tipologie di tariffe e di cancellation policy associata;
- Automazione dei processi di gestione dei pagamenti anche per le prenotazioni che arrivano attraverso gli altri canali di vendita (OTA) gestiti dal channel manager ErmesHotels con possibilità sia di suddividere le modalità di incasso in base alle tipologie di tariffe e cancellation policy, sia attraverso l’invio in automatico del link Pay by Link prima dell’arrivo, secondo quanto l’hotel imposta
Tramite un settaggio iniziale dell’intera payment policy della struttura ricettiva nel gateway di pagamento, il sistema solleverà gli hotel da una parte consistente dell’operatività dedicata alla gestione manuale dei pagamenti.
Dall’altra parte, in questi due anni dall’introduzione della PSD2 in ErmesHotels si è constatato come l’integrazione dei gateway di pagamento abbia reso ancora più opportuno aiutare gli hotel anche nella gestione e controllo amministrativo degli incassi, con un sistema che potesse agire in maniera totalmente integrata con gli strumenti di prenotazione e distribuzione online.
Marco D’Amore, Director of Finance in ErmesHotels “Le nuove tecnologie introdotte grazie ai gateway di pagamento, ci hanno permesso di essere ancora più utili al settore, sviluppando un tool del tutto unico e innovativo nel suo genere, il Payment Collection Manager ErmesHotels, il primo strumento realizzato per gli hotel e completamente integrato nel nostro Booking Engine e Channel Manager, che risolve una delle maggiori criticità a cui gli albergatori sono quotidianamente soggetti: l’incubo del reparto amministrativo e del reparto prenotazioni. È noto come i due reparti si trovino costantemente in conflitto tra la gestione operativa e quella contabile delle prenotazioni. Tra mille accordi e condizioni di pagamento diverse per ogni tariffa e/o cliente, per esperienza, abbiamo constatato che gli hotel possono perdere migliaia di Euro all’anno di incassi non ricevuti, di cui si perde traccia irreparabilmente”
Con la nuova funzionalità Payment Collection Manager gli hotel avranno un’unica interfaccia per accedere a tutte le funzionalità di Booking Engine, Channel Manager e Dashboard di controllo degli incassi e delle riconciliazioni per ogni prenotazione, aggiornata in tempo reale grazie alla connessione con il gateway di pagamento. Cosa possono fare gli hotel tramite il Payment Collection Manager?
- Attivare più opzioni di pagamento per il cliente simultaneamente (il cliente sceglierà direttamente dal booking engine l’opzione preferita al momento della prenotazione e il sistema automatizzerà tutta la procedura di incasso senza bisogno di alcuna azione da parte dell’hotel);
- Gli accrediti arrivano direttamente sul conto corrente dell’hotel e lo status del buon esito di ogni transazione sarà aggiornato in tempo reale nella dashboard del payment collection manager;
- Settare le regole di incasso automatizzate secondo le policy abbinate alla tariffa prenotata dal cliente;
- Gestire degli iban virtuali dedicati a ogni cliente che semplificano la riconciliazione degli incassi (per es. per agenzie di viaggi o aziende che sviluppano un certo numero di prenotazioni nell’anno);
- Rateizzare il pagamento della prenotazione su più tranche, gestite automaticamente dal gateway associato;
- Inviare automaticamente il link Pay by Link per tutte le prenotazioni ricevute in base alle condizioni e/o regole di pagamento prestabilite;
- Attraverso le API sviluppate con i gateway di pagamento gli hotel riceveranno tutte le notifiche sui pagamenti in tempo reale all’interno della piattaforma ErmesHotels;
- Il cliente o l’agenzia di viaggi può fare un bonifico direttamente dal bol (ancora in sviluppo)
In sostanza gli hotel che attivano il Payment Collection Manager hanno sempre sotto gli occhi lo status degli incassi per ogni prenotazione, da qualunque canale di prenotazione (Sito, OTA, CRO…) attraverso un report semplice e sicuro in tempo reale.
Grazie a questa innovazione logica integrata, oggi ErmesHotels è l’unico CRS in Italia ad aver aperto anche una nuova opportunità per gli hotel. Unici ad essere interfacciati in maniera totalmente automatizzata con Scalapay, leader nel mondo degli acquisti rateizzati, gli hotel che utilizzano il nostro CRS oggi possono aderire al sistema ScalaPay e sfruttare l’opportunità e la soluzione più innovativa in fatto di prenotazioni dirette e pagamenti assicurati. Aderendo a ScalaPay gli hotel potranno offrire ai propri clienti l’opzione di rateizzare il pagamento della prenotazione, ma per l’hotel l’incasso sarà immediato al momento della prenotazione, garantendosi così il cash-flow e aumentando le possibilità di conversione delle prenotazioni dirette, mentre il consumatore paga dilazionando il pagamento su tre mensilità, senza interessi, gestito direttamente da ScalaPay.
Chiedi una DEMO del nuovo Payment Collection Manager ErmesHotels per approfondire tutte le opportunità di miglioramento delle vendite e della gestione degli incassi del tuo hotel che potresti sfruttare. Scrivi a sales@ermeshotels.com
Articolo a cura di
Elisabetta Furia | Sales & Marketing Project Manager – Scrivi a Elisabetta